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| <title>Erstellen von Serienbriefen</title> |
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| |
| <p> |
| Diese Anleitung bezieht sich auf die Programmversion 1 von OpenOffice.org. |
| Die vollständige Liste aktueller Dokumentationen finden Sie im <a href="../../">Dokumentationsportal</a>. |
| </p> |
| <hr size="1" /> |
| |
| <h2>Wie Sie einen Serienbrief mittels Calc und Writer erstellen</h2> |
| |
| <p style="text-align:center"><i><b>zur Verfügung gestellt durch<br /><br /> |
| das OpenOffice.org Dokumentations-Projekt</b></i></p> |
| |
| <h3>Inhaltsverzeichnis</h3> |
| <ol> |
| <li><a href="#1">Erzeugen einer Datenbankquelldatei</a></li> |
| <li><a href="#2">Erzeugung einer Vorlage</a></li> |
| <li><a href="#3">Verknüpfen der Datenbank Quelldatei mit der Vorlage</a></li> |
| <li><a href="#4">Kniffe für die Gestaltung der Vorlage</a></li> |
| <li><a href="#5">Mitwirkende</a></li> |
| </ol> |
| <h3><a name="1"></a>1. Erzeugung einer Quelldatei</h3> |
| <p>Um einen Serienbrief in OpenOffice.org zu erstellen, müssen |
| Sie ein Kalkulationsblatt in eine Datenbankquelldatei umwandeln.<br /> |
| Legen Sie hierzu eine Tabelle an, indem Sie in der Menüzeile |
| <b>Neu > Tabellendokument</b> anklicken.<br /> Wählen |
| Sie als Spaltenüberschriften die entsprechenden Platzhalter |
| (z. B. Name, Straße, Ort, ...) und tragen Sie in die entstandenen Spalten die benötigten |
| Daten ein.</p> |
| <p>Wenn Sie Ihr Kalkulationsblatt mit den Daten vervollständigt haben, |
| klicken Sie <b>Datei > Speichern</b> um Ihre Daten im |
| Calc-Format „sxc“ zu speichern. Sie müssen dazu einen Dateinamen |
| vergeben, aber lassen Sie die Datei geöffnet.</p> |
| <p>Im Menü <b>Extras</b> wählen Sie <b>Datenquellen...</b></p> |
| <p style="text-align:center"><img src="datenquellen_verwalten.png" width="665" height="447" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p> |
| <p>Auf der linken Seite können Sie möglicherweise bereits erzeugte und |
| registrierte Quelldateien sehen. Sie müssen, wenn Sie die nachfolgenden |
| Schritte abgearbeitet haben, nur zu der Position blättern, in der Sie Ihre |
| Daten gespeichert haben, um sie auszuwählen.</p> |
| <ul> |
| <li><p>Drücken Sie <b>Neue Datenquelle</b> im linken Teil des Dialogs.</p></li> |
| <li><p>Rechts können Sie dafür einen Namen vergeben.</p></li> |
| <li><p>Unter dem Punkt <b>Verbindung > Datenbanktyp</b> wählen Sie |
| den Typ des Dokuments, das Sie als Datenquelle verwenden wollen.<br /> In diesem Fall |
| wählen Sie in der Drop-Down Liste <b>Tabellendokument</b>.</p></li> |
| <li><p>Unter dem Punkt <b>Datenquellen-URL</b> stellen Sie sicher, dass Ihr |
| Kalkulationsblatt ausgewählt wurde (drücken Sie <b>...</b>), wählen |
| Sie die Quelldatei aus und drücken Sie danach <b>Öffnen</b>.</p></li> |
| <li><p>Klicken Sie <b>OK</b> und Ihre Datenquelle ist für einen Serienbrief |
| bereit.</p></li> |
| </ul> |
| <p><i><b>Hinweis:</b> Mit dieser Methode können Sie unter <b>Datenquellen-URL</b> |
| auch andere Datenbanktypen (z.B. Adressbuch) auswählen und als Quelldatei |
| verwenden.</i></p> |
| |
| <h3><a name="2"></a>2. Erzeugen einer Vorlage</h3> |
| <ul> |
| <li><p>Öffnen Sie ein neues Textdokument über <b>Datei > Neu > Textdokument</b></p></li> |
| <li><p>Schreiben Sie den Inhalt Ihres Briefes. Sie brauchen in diesem Moment die |
| Adressfelder noch nicht einzusetzen. Sie können einen Stern (*) als Platzhalter |
| eingeben, um sich, wenn Sie den Brief weiterbearbeiten, zurecht zu finden.</p></li> |
| <li><p>Sobald Sie den Brief fertig haben, speichern Sie mittels <b>Datei > Speichern</b>; |
| vergeben Sie einen Dateinamen, aber schließen Sie die Datei noch nicht.<br /><br /></p> |
| <p><b> Für Windows-Anwender:</b><br /><br /></p></li> |
| <li><p>Im Menü <b>Ansicht</b> wählen Sie <b>Datenquellen</b> (oder drücken Sie die |
| Taste <b>F4</b>.)</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="datenquellen_waehlen.png" width="800" height="568" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p></li> |
| </ul> |
| <p>Die registrierten Quelldaten werden am Bildschirm angezeigt und Sie |
| müssen lediglich die Quelle auswählen mit der Sie arbeiten wollen:</p> |
| <ul> |
| <li><p>Drücken Sie das kleine Plus, das neben dem Dateinamen steht, um den |
| Baum auf der linken Seite des Dialogs aufzuklappen. Dann klicken |
| Sie das kleine Plus neben Tabellen. Der Eintrag <b>Tabelle1</b> erscheint. |
| Anschließend bestätigen Sie <b>Tabelle1</b> mit einem Klick und Sie sehen die |
| Felder und deren Inhalt auf der rechten Seite.</p></li> |
| <li><p>Nun müssen Sie die Felder mit Ihrem Dokument verknüpfen.</p></li> |
| <li><p>Klicken Sie auf den Namen (oder einen anderen gewünschten Eintrag) und |
| halten Sie die Maustaste gedrückt.</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="dateisatz_waehlen.png" width="470" height="153" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p></li> |
| <li><p>Während Sie die Maustaste gedrückt halten, ziehen Sie das Feld zum |
| Platzhalter mit dem Stern und lassen Sie es los (den * können Sie dann |
| löschen). Das Feld wird in Ihrem Dokument angezeigt. <br /><br /></p> |
| <p><b>Für Linux-Anwender (z.B. unter KDE) und als Alternative:</b><br /><br /></p></li> |
| <li><p>Gehen Sie im Menü <b>Einfügen</b> auf |
| <b>Feldbefehl</b>. Dann wählen Sie <b>Andere...</b> und wählen dort die |
| Karteikarte <b>Datenbank</b>, wo Sie wiederum <b>Serienbrieffeld</b> auswählen. |
| Dann erscheint auf der rechten Seite Ihre Datenquelle. Drücken Sie das kleine |
| Plus links neben der von Ihnen verwendeten Datenquelle und <b>Tabelle1</b> |
| erscheint. Jetzt betätigen Sie das Plus links neben <b>Tabelle1</b> |
| und Ihre in der Quelldatei verwendete Spaltenüberschrift erscheint. Setzen |
| Sie den Cursor an die Stelle in der Formatvorlage neben den Platzhalter (*), |
| an die Sie die Spaltenüberschrift setzen wollen. Wählen Sie den gewünschten |
| Feldnamen und drücken Sie <b>Einfügen</b> in der geöffneten Maske |
| <b>Feldbefehl</b>.</p></li> |
| <li><p>Jetzt können Sie die Maske <b>Feldbefehl</b> schließen.</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="feldbefehldaten_waehlen.png" width="510" height="447" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p></li> |
| <li><p>Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Felder, die Sie angelegt |
| haben. Wechseln Sie die Zeilenposition, um die anderen Adressfelder an der |
| richtigen Position einzufügen.</p></li> |
| </ul> |
| <p style="text-align:center"><img src="beispiel.png" width="280" height="117" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p> |
| <p>Wenn Sie alle Felder eingefügt haben, können Sie die Felder mit der Quelldatei |
| verknüpfen.</p> |
| <h3><a name="3"></a><b>3. Verknüpfung der Quelldatei mit der Vorlage</b></h3> |
| <ul> |
| <li><p>Wählen Sie im <b>Menü Ansicht</b> Datenquellen aus oder drücken Sie <b>F4 </b>. </p> |
| <p style="text-align:center"><img src="merge.png" width="229" height="113" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p></li> |
| <li><p>Wählen Sie die benötigten Datensätze aus.<br /><br /></p></li> |
| <li><p>Wollen Sie alle Datensätze auswählen, klicken Sie das graue Rechteck |
| ohne Beschriftung in der linken oberen Ecke der Tabelle an, um alle Datensätze |
| zu markieren. Andernfalls können Sie, falls gewünscht, den Inhalt nur |
| eines Feldes auswählen, indem Sie die Kopfzeile im Feld anklicken. |
| Wenn Sie den Inhalt aller Felder eines Datensatzes wünschen, drücken Sie |
| zweimal das graue Feld, das links vor dem Datensatz angezeigt wird. Ein |
| kleiner Pfeil erscheint und der Datensatz wird hervorgehoben. Um Datensätze, |
| die nicht unmittelbar aufeinander folgen, auszuwählen, halten Sie die |
| <b>STRG-Taste</b> gedrückt, während Sie Ihre Auswahl treffen.</p></li> |
| </ul> |
| <p>Jetzt ist Ihr Serienbrief fertig und Sie können ihn ausgeben.</p> |
| <p>Auf der Symbolleiste des Bildschirms Ihrer Datenbank-Quelldatei zeigt das |
| vorletzte Symbol vier Briefe. Klicken Sie es an um den Dialog <b>Serienbrief</b> |
| zu erhalten:</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="toolbar.png" width="516" height="28" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p> |
| <p style="text-align:center"><img src="serienbrief-dialog.png" width="707" height="254" border="0" alt="" /><br clear="all" /><br clear="all" /></p> |
| <ul> |
| <li><p>OpenOffice.org stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, den Serienbrief |
| zu drucken, in eine Datei auszugeben oder als E-Mail zu versenden. Wählen |
| Sie die passende Möglichkeit, mit der Sie die Datensätze ausgeben wollen. |
| Wenn Sie <b>Datei</b> wählen, wie in unserem Beispiel, |
| müssen Sie ein Verzeichnis für die zu erzeugenden Dateien angeben, indem Sie |
| auf das Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite des Eingabefeldes |
| <b>Pfad</b> klicken. Dann können Sie ein Verzeichnis auswählen.</p></li> |
| </ul> |
| <p>Dort wird pro Datensatz eine Datei erzeugt. Die Dateien heißen |
| <Dateiname>0; <Dateiname>1; usw. Sie können der Datei einen |
| beliebigen Namen geben, entsprechend jedes beliebigen Feldes Ihrer Datenquelle. |
| Wählen Sie dazu ein Feld aus der Liste <b>Datenbankfeld</b> aus. Möchten Sie |
| einen anderen Namen Ihrer Wahl vergeben klicken Sie auf <b>Manuelle Vorgabe</b></p> |
| <p><b>Nun ist der Vorgang beendet.</b></p> |
| |
| <h3><a name="4"></a>4. Kniffe für die Vorlagengestaltung</h3> |
| <p>Sie werden sich fragen, ob das Ergebnis bei der Verwendung dieser Methode |
| perfekt ist. Sind alle Namen in der gewünschten Zeile enthalten? Gibt es |
| Lücken in einem Feld? Wie können Sie Leerzeilen vermeiden, wenn einige |
| Adressen eine Zeile und andere zwei Zeilen benötigen? |
| Dies sind nur einige der Fragen, die wir im Folgenden beantworten wollen.</p> |
| |
| <p><i><b>Wie können Sie die Reihenfolge der Feldnamen in Ihrer Vorlage |
| kontrollieren?</b></i></p> |
| <p>Sie können die Daten in Ihrem Dokument anzeigen, bevor Sie es versenden.</p> |
| <p>Um dies zu erreichen, werfen Sie einen Blick auf die Symbolleiste des |
| OpenOffice.org-Fensters:</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="toolbar.png" width="516" height="28" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p> |
| <p>Das dritte Symbol von rechts nennt sich <b>Daten in Felder</b>.</p> |
| <p>Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken Sie auf das Symbol, um die Felder |
| Ihrer Vorlage durch die Daten des angewählten Datensatzes zu ersetzen.</p> |
| <p>Sie können den Vorgang so oft wie nötig wiederholen, um die Seitengestaltung |
| zu kontrollieren und Ihre Formatvorlage so anzupassen, dass alle Adressen |
| korrekt angezeigt werden.</p> |
| <p>Sie müssen die Datensätze nicht wieder anwählen, nachdem Sie mit der Überprüfung |
| fertig sind.</p> |
| |
| <h4>Wie löschen Sie Leerzeilen im Adressfeld?</h4> |
| <p>Angenommen in unserer Vorlage enthält das Feld <b>TEL-NR_2</b> keine Daten.</p> |
| <p>Setzen Sie den Cursor vor das Feld <b>TEL-NR_2</b> in Ihrer Formatvorlage. |
| Drücken Sie die Tastenkombination <b>STRG+F2</b> um das Dialogfenster der |
| Felder zu öffnen.</p> |
| <p>Wechseln Sie auf die Seite <b>Funktionen</b>.</p> |
| <p style="text-align:center"><img src="nicht-bedingung.png" width="510" height="447" border="0" alt="" /><br clear="all" /></p> |
| <p>Wählen Sie den Befehl <b>Versteckte Absätze</b> und geben Sie in dem |
| Bedingungsfeld <b>nicht(Feldname)</b> ein. In unserem Beispiel ist das |
| nicht(TEL-NR_2). Dann drücken Sie auf die <b>Einfügen</b> Schaltfläche um |
| die Funktion auf das Dokument anzuwenden.</p> |
| |
| <h3><a name="5"></a>5. Mitwirkende</h3> |
| <p><b>Autor:</b> Sophie Gautier</p> |
| <p><b>Danke an:</b> alle Mitwirkenden an dieser Übersetzung</p> |
| <p><b>Zuletzt bearbeitet:</b> 27. Oktober 2002</p> |
| <p><b>Kontakt:</b> Ansprechpartner vom deutschen Sprachprojekt</p> |
| <p><b>Übersetzung:</b> RPK-Kempten</p> |
| </div> |
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